Опыт
формирования баз данных при создании электронной картотеки статей
в ЦГБ им. В.И. Ленина г. Омска.
Лебедева
Ольга Евгеньевна,
главный библиограф ЦГБ г. Омска
Создание
электронного каталога в ЦГБ начиналось уже традиционным для многих
российских библиотек путем - с приобретения одного компьютера и
первой программы "Библиотека 4.0" в 1995-96 гг. Нетрадиционным
было решение начинать работу не с базы данных "Книги",
а с базы данных "Картотека статей". Данное решение было
вынужденным и объяснялось тем, что ЦГБ размещается в четырех приспособленных
помещениях в разных районах города. Отдел комплектования и обработки,
таким образом, находится далеко от здания, в котором идет основное
обслуживание читателей, и где работают библиографы, размещается
основная часть фондов ЦГБ и вся система читательских каталогов и
картотек.
В
1998 году с помощью Администрации города были приобретены несколько
компьютеров, которые были объединены в локальную сеть, и сетевая
АБИС "Комплексная библиотечная технология", разработанная
группой омских программистов на основе формата UNIMARC и внедренная
этому времени в Омской областной научной библиотеке им А.С. Пушкина
и пяти вузах города. Массив записей из старой программы (к этому
времени было введено 16 тысяч записей раздела СКС "История",
текущих и ретро - полностью, имеющихся в данном разделе СКС) был
конверсирован в новую базу "Картотека статей". В Отделе
информационной деятельности (ОИД ЦГБ) был организован сектор ИПС
(информационно-поисковых систем), в котором в данное время работают
5 библиографов. Трое из них занимаются текущим вводом записей (в
том числе, кроме составления собственно БЗ, и систематизацией, и
предметизацией, и координатным индексированием записи ключевыми
словами). Текущий ввод производится по нескольким темам: история,
экономика, право и библиотечное дело.
Два
редактора-библиографа ИПС занимаются редактированием текущего ввода
и всей базы "Картотека статей". Каждая запись редактируется
в задаче "Контроль ввода" и только после этого отредактированные
записи функцией системы "Наполнение картотеки" попадают
в основную базу "Картотека статей". Оба редактора также
редактируют реконверсированные записи, введенные в 1995-97 гг. по
программе "Библиотека 4.0", и вносят изменения и исправления
в ранее введенные записи.
Необходимость
таких исправлений вызвана активной работой над формулировками предметных
рубрик и ключевых слов, которая ведется постоянно. Очень облегчает
работу над изменениями введенных ранее записей возможность изменять
не только каждую отдельную библиографическую запись, но и, с помощью
операции "Корректор", возможность одновременно исправлять
все записи, накопленные в исправляемом поисковом элементе. Эта операция
возможна в списках нескольких поисковых элементов (предметных рубрик,
ключевых слов, организаций, лиц, наименований источников и индексов
ББК).
Профильные
периодические издания (по избранным для электронного ввода темам)
поступают непосредственно в сектор ИПС (более 80 наименований, в
среднем). Остальная часть периодики поступает на "ручную"
роспись в сектор традиционных технологий, но все имеющиеся в этих
изданиях статьи по избранным для ввода темам, передаются в сектор
ИПС. Таким образом, все статьи по истории, экономике, праву и библиотечному
делу из периодических изданий, поступающих в ЦГБ, попадают в электронную
картотеку статей.
Краеведческую
часть электронного каталога ведут три библиографа сектора краеведения.
В
2002 году в одной из городских библиотек (в Библиотечном центре
"Дом семьи") был установлен локальный вариант программы
и часть периодических изданий, получаемых в библиотеке, теперь вводит
библиограф центра "Дом семьи". Периодически весь объем
введенных в центре записей объединяется с основной базой "Картотека
статей", размещенной на сервере ЦГБ. Все корпоративно введенные
записи, пополняющие базу "Картотека статей", также контролируются
редакторами ЦГБ.
Таким
же образом пополняется и база ЭК "Книги", которую с 2000
года организуют, ведут и редактируют работники отдела комплектования
и обработки.
К
15.01.2003 года в электронном каталоге объем введенных записей составляет:
в базе "Книги" - 11516, в базе "Картотека статей"
53948, в базе "Краеведение" - 20836.
Поисковые
возможности системы достаточно широки: меню поисковых элементов
в базах "Картотеки статей" и "Книги" состоит
из 15 списков: ИСТОЧНИКИ, ЗАГЛАВИЯ, ЛИЦА, ОРГАНИЗАЦИИ, СЕРИИ, КЛЮЧЕВЫЕ
СЛОВА, ПРЕДМЕТНЫЕ РУБРИКИ, ISSN, ИНДЕКС ББК, ISBN, ИНВЕНТАРНЫЕ НОМЕРА,
АВТОР/ЗАГЛАВИЕ, СЛОВА ЗАГЛАВИЙ, СЛОВА ПРЕДМЕТНЫХ РУБРИК, ЗАГЛАВИЯ
ПРИЛОЖЕНИЙ.
Существует
возможность поиска статей и книг по всем видам изданий, "простой"
поиск и поиск с учетом кодировок, дающих право выбора по разным
параметрам, поиск с уточнением запросов по любому списку поисковых
элементов.
Специфика
ведения картотек статей, выставляющая на первый план необходимость
тематического поиска, сразу же выделила основные проблемы, с которыми,
помимо чисто технических проблем ввода, столкнулись библиографы
ИПС - это предметизация и координатное индексирование записей.
Изучая
методическую литературу по предметизации, доступную для городской
библиотеки, мы с сожалением убеждались, что публикаций с опытом
одновременного ввода записей и с предметными рубриками, и с ключевыми
словами крайне мало.
Как
избежать дублирования понятий в обоих списках? Как обеспечить полноценный
и понятный читателю поиск по каждому из них и разумному сочетанию
комбинированного поиска? Одним из первых было принято решение о
принципе формирования предметных рубрик. Предметную рубрику было
решено формулировать в виде словесной формулировки, отражающей содержание
классификационного индекса таблиц ББК, присвоенного библиографической
записи. Таким образом, формулирование предметных рубрик производилось
по систематически - отраслевому принципу. Соотношение иерархии понятий
и определение ассоциативных связей между основной рубрикой и присоединяемыми
к ним подрубриками определяется соотношением "от более общего
понятия к частному". Широко применяется инверсия прилагательных.
_______Например: не Административное
право, а Право административное.
Система
отсылок, широко применяемых в списках поисковых элементов, помогает
библиографам, вводящим новые записи, не забывать о принятых решениях,
и ориентируют читателей, помогая им уточнить формулировку запроса.
_______Например: формулируя запрос
в списке поисковых элементов ПРЕДМЕТНЫЕ РУБРИКИ и набирая в строке
запроса "Административное право", читатель увидит среди
рубрик строку - отсылку "Административное право см. Право административное"
и, повторяя запрос соответственно отсылке, увидит в результате весь
список рубрик, которые начинаются со слов Право административное….
Библиограф также имеет возможность поиска необходимой рубрики и
на уровне задачи ввода записей. Поиск понятий на уровне ввода и
автоматическое введение понятия в новую запись возможен и из других
списков поисковых элементов (ЛИЦА, ЗАГЛАВИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, КЛЮЧЕВЫЕ
СЛОВА и некоторых др.), что значительно ускоряет ввод и обеспечивает
унификацию формулировок, снижает количество ошибок и опечаток.
Много
споров поначалу вызывала у нас и методика формирования ключевых
слов. Начинали мы с решений по использованию как отдельных ключевых
слов, так и словосочетаний типа прилагательное-существительное без
применения инверсий и с использованием, как правило, множественного
числа. И в результате получили огромное количество словосочетаний,
начинающихся с прилагательных (экономическая, экономическое, экономический,
экономическое и т.д.). В одну и ту же библиографическую запись при
этом приходилось вводить несколько связок-словосочетаний, начинающихся
с одного и того же прилагательного (экономические реформы, экономическая
политика, экономическое равновесие, экономические кризисы и т.п.),
приходилось также повторять второе слово из словосочетания, чтобы
поиск можно было вести и по этому слову.
Позднее,
при составлении инструкции по индексированию документов (формированию
ключевых слов в ЭК) мы решили изменить методику их формирования.
В основу мы положили рекомендации Ф.С. Воройского, публиковавшиеся
в журнале "Библиотека" ("Индексирование документов
в АБИС", №9 за 1996 г.). В основе методики: формирование минимального
количества словосочетаний, одиночные прилагательные вводятся в единственном
числе, именительном падеже и мужском роде, одиночные существительные
также вводятся в форме именительного падежа и, как правило, в единственном
числе. В инструкции оговаривались также правила применения ключевых
слов во множественном числе, ключевых слов-словосочетаний, чисел
и дат, географических названий и т.п.
Так
как система дает возможность поиска с уточнением формулировки запроса
и усечением списка выбранных записей, качество поиска при этом не
ухудшилось, а при вводе новых записей отпала необходимость многократного
ввода словосочетаний, начинающихся с одного и того же прилагательного.
Возвращаясь к приведенному выше примеру, библиографу надо один раз
ввести ключевое слово "экономический" и ключевые слова
"реформа", "политика", "равновесие",
"кризис". При поиске любой из связок, читателю необходимо
выбрать КС "экономический" и по усечению списка, выбрать
необходимое ему второе поисковое слово по теме запроса: например,
"реформа". В результате система из большого блока записей,
собранных за ключевым словом "экономический", выбирает
те записи, в которых есть и КС "экономический", и КС "реформа".
Конечно,
редактирование введенных ранее ключевых слов потребует много времени.
И если смену единственного числа на множественное в ключевых словах
операция "Корректор" помогла провести очень быстро, то
разделение многочисленных словосочетаний требует редактирования
каждой библиографической записи в отдельности, которое мы закончим
еще не скоро. Но многочисленные плюсы упорядочения методики формирования
ключевых слов стоят этого.
